Audiovisuaalisen kulttuurin edistämiskeskus AVEKin apurahajärjestelmä otettiin täydestä vauhdista käyttöön viime vuoden lopulla. Jututimme AVEKin johtaja
Ulla Simosta uuteen järjestelmään siirtymisestä. ”Meillä on jatkuva haku ympäri vuoden suurimmassa osassa tukilajeja. Tulee hakemuksia koko ajan, mutta me
myös tehdään päätöksiä koko ajan. Siinä on aika iso ero muihin verrattuna”, Simonen kertoo. Käyttöönottoa lähdettiin toteuttamaan siten, että aktiiviset
hakuprosessit olisivat katkolla niin vähän kuin mahdollista siirryttäessä aiemmasta ratkaisusta Apuraha4:ään.
Etukäteisvalmistelujen aikana valmistauduttiin tutustumalla järjestelmän ohjeistuksiin ja käyttöä testaamalla, mutta lopulta uuteen järjestelmään totuttelusta iso
osa on tapahtunut tekemällä ja kokeilemalla. Tästä Simonen kertaa tuntojaan: ”Siinä on hirveen luotettava fiilis siitä, että en mä pysty täällä mitään rikkomaan.”
Valmisteluvaiheessa hyväksi keinoksi osoittautui myös koehakemusten testaaminen oikeiden hakijoiden toimesta, mikä tuli etuna jatkuvien hakujen myötä.
Kun tehtiin saumatonta siirtymää, jäi aika tutustua valmiiseen järjestelmään vähäiseksi. Ohjemateriaalin siivittämänä suurin osa oppimisesta tapahtuikin itse
kokeilemalla. Tätä varten varmistettiin, että tuki sekä asiakkaan että hakijoiden suuntaan on kunnossa. ” Oli iso asia, että teiltä on tekninen tuki, että siellä on
ihminen joka auttaa. On ollut tavattoman hyvin apuna koko ajan”, summaa Simonen.
Aiempien tietojen konversio oli vaihe, jonka AVEKilla oltiin arveltu vaativan paljon työstämistä: ”Pidettiin vaikeimpana asiana hakemusten siirtämistä, mutta
sehän onnistui todella hyvin.” Sujuvan konversion jälkeen myös vanhaan järjestelmään hakemuksensa aiemmin jättäneet siirtyivät asioimaan uuteen.
Siirtymään kannustivat nykyaikaiset perusominaisuudet, kuten pilvipohjaisuus, sekä myös jatkuvasti yhä välttämättömämpi tietoturvan tarkempi huomioiminen.
Moderniin järjestelmään siirtyminen on antanut myös paremmat mahdollisuudet oman tekemisen kehittämiseen. ”Tässä on tullut bonuksena, kun me
ymmärrettiin millainen järjestelmä on, niin pystyttiin muuttamaan omia toimintamalleja”, Simonen kertoo. Kokemukset järjestelmästä Kopioston kautta ovat myös auttaneet tehostamaan organisaatioiden välistä työnjakoa.