Käyttäänotto aloitettiin helmikuussa ja ensin uudistettiin säätiön kotisivut vastaamaan paremmin säätiön toimintaa. Tämän jälkeen siirryttiin apurahajärjestelmän versio 4:n käyttöönottoon.
Apurahajärjestemään siirrettiin säätiön myöntöhistoria, joten uuden järjestelmän käyttöön oton yhteydessä voitiin vanha järjestelmä päästää samalla eläkkeelle.
Järjestelmä saatiin avattua hakijoiden käyttöön kesäkuun alussa ja nyt on ensimmäinen hakuaika onnistuneesti takana.
Freelance-graafikot jakaa jatkossa apurahansa ja toiminta-avustuksensa Aspicoren järjestelmän avulla. Tieto Aspicoren järjestelmästä oli kantautunut yhdistyksen korviin ja yhteistyö aloitettiin kun Korona-virus oli jo siirtänyt porukan kotitoimistoille.
Etäpalaverien ja jaettujen dokumenttien avulla käyttöönotto sujui yllättävän tehokkaasti ja ensimmäinen hankinta-avustusten haku saatiin avautumaan jo toukokuussa.
Suomen Metsäsäätiö on suomalaisen puun, puupohjaisten tuotteiden ja metsätalouden puolestapuhuja. Metsäsäätiö rahoittaa toimintaa, joka vahvistaa koko metsäelinkeinon elinvoimaisuutta. Metsäsäätiö jakaa vuosittain noin 200 apurahaa yhteismäärältään 1,4 – 1,5 miljoonaa euroa. Metsäsäätiön apurahoissa on jatkuva haku. Lukumääräisesti eniten myönnetään koululaisten kuljetusapurahoja, joilla yksittäinen koululuokka pääsee tutustumaan suomalaiseen metsäelinkeinoon.
Apurahojen käsittelyyn on aiemmin kulunut hyvin paljon työaikaa. Aspicore Oy:n toimittaman järjestelmän myötä Metsäsäätiön apurahojen hallinnointiprosessi hakuvaiheesta loppuraportointiin tehostuu erittäin merkittävästi, toteaa Suomen Metsäsäätiön toimitusjohtaja Erno Järvinen. Apurahajärjestelmän käyttöönotto sujui täysin suunnitellussa aikataulussa, sovitussa budjetissa ja asiakkaan tarpeet huomioiden.
Yhteistyö Aspicoren kanssa on ollut erittäin helppoa, Järvinen kehuu.
https://metsasaatio.apurahat.net/
Helsingissä hotelli Clarionissa. Koulutuksen kesto on 9-16. Päivä lähtee käyntiin aamukahveilla alkaen 8:30. Lisäksi ohjelman välissä on lounas ja iltapäiväkahvit.
Koulutuksessa käsitellään seuraavia aiheita:
Käyttäjäroolit ja niiden merkitys
Käyttäjähallinta ja tunnistautuminen
Apurahan elinkaari ja hakemuksen tilat
Säätiön vuosikellon muodostaminen
Tiedotteiden muokkaus
Viestintä hakijoiden kanssa
Hakujen avautuminen ja sulkeutuminen
Automaattiviestit
Arviointi ja kokouskäsittely
Monikielisyys ja kielikäännökset
Maksatusten toiminta ja erityistilanteet
Leimat ja niiden hyödyntäminen
Excel-pohjat ja tietojen jatkokäsittely
GDPR ja tietojen poistot ja anonymisointi
Vuosi-ilmoitusten toiminta
Vuodenvaihde ja kirjanpitokäytännöt
Lisäksi on varattu aikaa osanottajien esiin tuomiin aiheisiin.
Koulutuksen hinta on 390€ + alv 24%
Ilmoittautumalla 30.6. mennessä saat 100 € alennuksen verottomasta hinnasta.
Ilmoittautumiseen ja tarkempiin tapahtumatietoihin pääset tästä.
Lääkintöneuvos Sakari Alhopuron tukee ja edistää lääketieteellistä tutkimusta, luonnon monimuotoisuutta, yrittäjyyttä sekä suomalaisen yhteiskunnan hyvinvointia ja kulttuuria.
Säätiö myöntää apurahoja ja palkintoja ansioituneille tutkijoille ja korkeatasoisille hankkeille.
Aspicoren puoleen säätiö kääntyi, koska oli kuullut toisilta säätiöiltä Aspicorella olevan valmis ja toimiva järjestelmä apurahojen hallinnointiin. Elokuun lopussa sovittiin esittely Turussa ja marraskuussa tehtiin sopimus järjestelmän käyttöönotosta. Käyttöönotto tehtiin tämän jälkeen melko tiiviillä aikataululla ja järjestelmä avautui helmikuun alusta vastaanottamaan hakemuksia.
Aspicoren apurahajärjestelmä 4 sai jälleen uuden asiakkaan, kun Suomalainen Konkordia-liitto päätyi Aspicoren sähköiseen palveluun.
Suomalainen Konkordia-liitto on naisten opiskelua ja tieteellistä pätevöitymistä edistävä yhdistys, jonka pääoma on kertynyt lahjoituksista ja testamenteista. Yhdistys myöntää vuosittain noin 140 apurahaa suomalaisten naisten opintojen tueksi. Koska vuosittainen myönnettyjen apurahojen lukumäärä on melkoisen suuri, on sujuvasti toimiva apurahajärjestelmä suuri helpotus prosessin pyöritämiselle.
Näin Konkordia-liiton hallituksen jäsen Paula Leskinen tiivistää kokemuksensa:
”Järjestelmän suunnittelu ja kehittäminen käynnistyi edellisenä vuonna ja sujui hyvin. Sähköpostiviestinnän lisäksi kokoonnuimme Aspicoren edustajan kanssa useasti kasvokkain keskustelemaan toiveistamme ja tarpeistamme järjestelmään liittyen.
Suomalainen Konkordia-liitto jakaa tiede- ja matka-apurahojen lisäksi apurahoja myös ammatillista tutkintoa suorittaville opiskelijoille. Hakujärjestelmän käyttöönotto tammikuussa sujui erittäin jouhevasti ja täysin kommelluksitta. Liiton hakemusmäärät säilyivät ensimmäisessä sähköisessä haussa ennallaan, mutta hakuneuvonnan tarve väheni selvästi.
Järjestelmä on intuitiivinen käyttää ja hakijat vaikuttavat löytävän hakemuksen tekoon liittyvät ohjeet helpommin kuin aikaisemmin. Järjestelmä on ollut myös arvioitsijan näkökulmasta helppokäyttöinen ja hyvä ja käyttäjätukea saa pulmatilanteissa aina ripeästi. Olemme olleet hakujärjestelmään erittäin tyytyväisiä.”
