Kategoria: Apurahajärjestelmä

Säätiön toimitusjohtaja Ari Turunen otti Aspicoreen yhteyttä, kun oli kuullut Apurahajärjestelmästämme. Aspicorella sattui olemaan järjestelmän Asiamieskoulutus tulossa ja Ari päätti tutustua järjestelmään koulutustilaisuuden kautta.

Koska säätiö on tuore, tarvitsi säätiö myös kotisivut. Niiden suunnitteluun valittiin ennestään tuttu suunnittelija ja Aspicore sai sivut toteutettavakseen.

Kun Aspicorella oli tarjota myös hallitusportaali ja sen avulla helppo saada säätiön kokoukset rullaamaan ja sähköistettyä, saatiin työkalut kerralla kuntoon.

Wiipurilainen osakunnan stipendisäätiö otti Aspicoreen yhteyttä kun Aspicoren apurahajärjestelmästä oli saatu vinkkiä Aspicoren muilta Karjalaisuuteen liittyviltä asiakkailta. Järejestelmän ensimmäinen esittely tapahtui Covid-pandemian aikana, joten se tehtiin kokonaan Teamsin välityksellä keväällä.

Syyskuun alussa allekirjoitettin sopimus ja syyskuun aikana saatiin käyttöönotto suurelta osin tehtyä. Järjestelmä avautui hakijoille joulukuun alussa.

Karjalaisen Kulttuurin Edistämissäätiö halusi uudistaa apurahojen hakuaan ja otti yhteyttä Aspicoreen. Aikaisempi järjestelmä oli tehty säätiölle räätälöitynä ja säätiö halusi varmistaa, että Apuraha4 muokkautuu heidän tarpeisiinsa riittävän hyvin.

Muilta säätiöiltä kuullut hyvät kokemukset ja Aspicoren laajat referenssit vakuuttivat myös säätiön asiamiehen Satu Kokkosen.

Järjestelmää rakennettiin pala palalta valmiiksi ja marraskuun alussa järjestelmä avautui hakijoille.

Säätiön saaminen Aspicoren asiakkaaksi oli myös merkittävä merkkipaalu, sillä laskimme säätiön olevan Aspicoren sadas apurahajärjestelmäasiakas.

Koulutus on suunniteltu apurahajärjestelmän asiamieskäyttäjille. Webinaari järjestetään Microsoft Teamsin välityksellä. Osallistua voi myös ilman Teamsin asennusta.

Webinaarin ajankohta on klo 9-16.

Koulutuksessa käsitellään seuraavia aiheita:

• Käyttäjäroolit ja niiden merkitys
• Käyttäjähallinta ja tunnistautuminen
• Apurahan elinkaari ja hakemuksen tilat
• Haun avaaminen ja esitoimet
• Viestintä hakijoiden kanssa
• Hakemusten vastaanotto ja siirto käsittelyyn
• Hakemusten arviointi
• Tiedotteiden muokkaus
• Arviointi ja kokouskäsittely
• Päätökset ja myönnöistä ilmoittaminen
• Maksusuunnitelmat
• Maksatusten toiminta
• Hakemuslomakkeiden tekstien muokkaaminen
• Automaattiviestit
• Leimat ja niiden hyödyntäminen
• Excel-pohjat ja tietojen jatkokäsittely
• GDPR – tietojen poistot ja anonymisoinnit
• Vuosi-ilmoitusten toiminta
• Vuodenvaihde ja kirjanpitokäytännöt
• Usein kysyttyä
• Osallistujien kysymyksiä

Ilmoittautumaan pääset tästä.

Koulutuspäivän hinta on 99€ + ALV 24%. Osallistujille lähetetään liittymistä varten kutsulinkki, joten ilmoittauduthan etukäteen.

Aivosäätiö otti yhteyttä Aspicoreen, kun apurahojen hakua oli tarve uudistaa ja saada prosessit sujuvimmiksi.

Koska seuraava hakuaika alkoi vasta elokuussa, päätettiin käyttöönotto tehdä tavanomaisesta käytännöstä poiketen siten, että ensimmäisessä vaiheessa otettiin käyttöön maksatustoiminnallisuudet. Samassa yhteydessä konvertoitiin maksuaineisto Aspicoren järjestelmään. Näin saatiin maksatus pyörimään uudessa alustassa ja sitten oli hyvää aikaa keskittyä uuden hakemuslomakkeen sisältöön ja muihin yksityiskohtiin.

Järjestelmän oppimisen kannalta oli hyödyllistä, että alussa sai keskittyä maksutoimintojen pyörittämiseen ja järjestelmän yleistoimintoihin, kuten viestijärjestelmän käyttämiseen.