Kategoria: Apurahajärjestelmä

Aspicoren apurahajärjestelmä 4 sai jälleen uuden asiakkaan, kun Suomalainen Konkordia-liitto päätyi Aspicoren sähköiseen palveluun.

Suomalainen Konkordia-liitto on naisten opiskelua ja tieteellistä pätevöitymistä edistävä yhdistys, jonka pääoma on kertynyt lahjoituksista ja testamenteista. Yhdistys myöntää vuosittain noin 140 apurahaa suomalaisten naisten opintojen tueksi.  Koska vuosittainen myönnettyjen apurahojen lukumäärä on melkoisen suuri, on sujuvasti toimiva apurahajärjestelmä suuri helpotus prosessin pyöritämiselle.

Näin Konkordia-liiton hallituksen jäsen Paula Leskinen tiivistää kokemuksensa:

”Järjestelmän suunnittelu ja kehittäminen käynnistyi edellisenä vuonna ja sujui hyvin. Sähköpostiviestinnän lisäksi kokoonnuimme Aspicoren edustajan kanssa useasti kasvokkain keskustelemaan toiveistamme ja tarpeistamme järjestelmään liittyen.

Suomalainen Konkordia-liitto jakaa tiede- ja matka-apurahojen lisäksi apurahoja myös ammatillista tutkintoa suorittaville opiskelijoille. Hakujärjestelmän käyttöönotto tammikuussa sujui erittäin jouhevasti ja täysin kommelluksitta. Liiton hakemusmäärät säilyivät ensimmäisessä sähköisessä haussa ennallaan, mutta hakuneuvonnan tarve väheni selvästi.

Järjestelmä on intuitiivinen käyttää ja hakijat vaikuttavat löytävän hakemuksen tekoon liittyvät ohjeet helpommin kuin aikaisemmin. Järjestelmä on ollut myös arvioitsijan näkökulmasta helppokäyttöinen ja hyvä ja käyttäjätukea saa pulmatilanteissa aina ripeästi. Olemme olleet hakujärjestelmään erittäin tyytyväisiä.”

Kunnallisalan kehittämissäätiö rahoittaa kuntia koskevia tutkimushankkeita ja myöntää alan tutkijoille apurahoja.

Kunnallisalan kehittämissäätiön apurahajärjestelmälle päätettiin antaa nimi E-KAKS, sillä säätiön lyhenne KAKS on vakiintunut käyttöön kotisivujenkin osoitteena.

Säätiön apurahojen haku käynnistyy vuoden 2020 alussa ja järjestelmän käyttöönotto tehtiin kesän ja syksyn aikana. Koska säätiö jakaa monen tyyppisiä apurahoja, päätettiin muokata lomakkeet ja prosessit kullekin apurahatyypille sopiviksi. Vaikka usean lomakkeen läpikäynti vaati enemmän työtä ja aikaa, palvelee lopputulos paremmin sekä hakijoita että säätiötä.

”Säätiön hakijamäärät ovat pysyneet resursseihin nähden suurina (300–400 hakemusta/vuosi). Hakijoiden on ollut helppo lähestyä KAKS:tä ja se on ollut toivottu yhteistyökumppani. Säätiön henkilöstöresursseja ei ole lisätty ja sen toiminta on paljon muutakin kuin hakemushallinnointia.

Aspicore Apurahajärjestelmä 4 antaa mahdollisuuden persoonalliseen, helppokäyttöiseen ja luotettavaan kokemukseen niin apurahan hakijalle kuin hakemusten käsittelijöille ja päättäjille. Kunnallisalan kehittämissäätiössä on pidetty erityisen hyvänä sitä, että Aspicoren järjestelmä ja yrityksen ammattitaitoinen ja innovatiivinen henkilökunta antavat uuden mahdollisuuden kehittää säätiön toimintaa”, kertoo säätiön tutkimusasiamies Veli Pelkonen.

Syksyn koulutuspäivä järjestettiin 30.10. hotelli Clarionissa Helsingissä. Viime kevään koulutuksen tavoin sisältö oli suunnattu Aspicore Apurahajärjestelmän asiamieskäyttäjille. Jatka lukemista ”Syksyn 2019 koulutuspäivä”

Kirjailijaliitto on ollut pitkään Aspicoren asiakas ja apurahajärjestelmä on täyttänyt liiton tarpeet hyvin, sillä järjestelmä räätälöitiin liiton toiveiden mukaan.

Apurahoilla on kaksi hakuaikaa . Toukokuussa haettavat työskentelyapurahat rahoitetaan liiton omasta apuraha-ja palkintorahastosta, ja haku on avoin vain liiton jäsenille. Toukokuussa haettavana ovat myös Eeva-Liisa Mannerin työskentelyapuraha sekä Anna-Maija Raittilan apurahat. Lokakuussa ovat haettavana työskentelyapurahat.

Alkuperäinen järjestelmä ei täyttänyt riittävän hyvin GDPR-vaatimuksia, joten järjestelmän päivittäminen oli tarpeen. Koska apurahajärjestelmän versio 4 on hyvin muokattavissa asiakkaan tarpeiden pohjalta, pystytiin käyttöönotto tekemään ilman, että tarvittiin ohjelman räätälöintiä. Järjestelmä päätettiinkin ottaa käyttöön siten, että lokakuun haku tapahtui uudella järjestelmällä.