Avainsana: apurahajärjestelmä

TAMK tukisäätiö on perustettu vuonna 2013. Sääntöjensä mukaisesti säätiö jakaa ammattikorkeakouluyhteisön opiskelijoille ja henkilökunnalle apurahoja opintojen edistämiseksi ja tutkimustoimintaa varten.

Säätiö jakaa vuosittain stipendejä valmistuville AMK-opiskelijoille opintomenestyksen perusteella ja rahoittaa jatkuvasti TAMKin opiskelijoiden opinnäytetöitä ja tutkimushankkeita saamillaan lahjoitusvaroilla.

Asiamies Johanna Niemonen otti yhteyttä Aspicoreen loppuvuodesta 2022 ja alustavan keskustelun jälkeen päästiin tarjousvaiheeseen. Päätös tilauksesta syntyi nopeasti ja käyttöönotto startattiin jo välipäivinä joulun jälkeen. Käyttöönoton palavereja pidettiin tiheään tahtiin tammikuussa ja viiden palaverin jälkeen järjestelmä oli valmis avautumaan hakijoille vielä tammikuun aikana.

Säätiöllä on opinnäytetöille jatkuva haku, joten hakemuksia voi tulla järjestelmään milloin vain. Silloin on kätevää, että asiamies saa viestin järjestelmään saapuneista hakemuksista.

Järjestelmä on yksi nopeimmalla aikataululla käyttöön otettu apurahajärjestelmä, etenkin kun huomioidaan, että hakijoille tarjottiin myös englanninkielinen käyttöliittymä, mainitsee Juha Tanner Aspicoresta.

Audiovisuaalisen kulttuurin edistämiskeskus AVEKin apurahajärjestelmä otettiin täydestä vauhdista käyttöön viime vuoden lopulla. Jututimme AVEKin johtaja
Ulla Simosta uuteen järjestelmään siirtymisestä. ”Meillä on jatkuva haku ympäri vuoden suurimmassa osassa tukilajeja. Tulee hakemuksia koko ajan, mutta me
myös tehdään päätöksiä koko ajan. Siinä on aika iso ero muihin verrattuna”, Simonen kertoo. Käyttöönottoa lähdettiin toteuttamaan siten, että aktiiviset
hakuprosessit olisivat katkolla niin vähän kuin mahdollista siirryttäessä aiemmasta ratkaisusta Apuraha4:ään.

Etukäteisvalmistelujen aikana valmistauduttiin tutustumalla järjestelmän ohjeistuksiin ja käyttöä testaamalla, mutta lopulta uuteen järjestelmään totuttelusta iso
osa on tapahtunut tekemällä ja kokeilemalla. Tästä Simonen kertaa tuntojaan: ”Siinä on hirveen luotettava fiilis siitä, että en mä pysty täällä mitään rikkomaan.”
Valmisteluvaiheessa hyväksi keinoksi osoittautui myös koehakemusten testaaminen oikeiden hakijoiden toimesta, mikä tuli etuna jatkuvien hakujen myötä.
Kun tehtiin saumatonta siirtymää, jäi aika tutustua valmiiseen järjestelmään vähäiseksi. Ohjemateriaalin siivittämänä suurin osa oppimisesta tapahtuikin itse
kokeilemalla. Tätä varten varmistettiin, että tuki sekä asiakkaan että hakijoiden suuntaan on kunnossa. ” Oli iso asia, että teiltä on tekninen tuki, että siellä on
ihminen joka auttaa. On ollut tavattoman hyvin apuna koko ajan”, summaa Simonen.
Aiempien tietojen konversio oli vaihe, jonka AVEKilla oltiin arveltu vaativan paljon työstämistä: ”Pidettiin vaikeimpana asiana hakemusten siirtämistä, mutta
sehän onnistui todella hyvin.” Sujuvan konversion jälkeen myös vanhaan järjestelmään hakemuksensa aiemmin jättäneet siirtyivät asioimaan uuteen.

Siirtymään kannustivat nykyaikaiset perusominaisuudet, kuten pilvipohjaisuus, sekä myös jatkuvasti yhä välttämättömämpi tietoturvan tarkempi huomioiminen.
Moderniin järjestelmään siirtyminen on antanut myös paremmat mahdollisuudet oman tekemisen kehittämiseen. ”Tässä on tullut bonuksena, kun me
ymmärrettiin millainen järjestelmä on, niin pystyttiin muuttamaan omia toimintamalleja”, Simonen kertoo. Kokemukset järjestelmästä Kopioston kautta ovat myös auttaneet tehostamaan organisaatioiden välistä työnjakoa.

Stiftelsen Alma och K. A. Snellman Säätiö jakaa vuosittain apurahoja Pohjois-Suomen lasten pitkäaikaissairauksien ennaltaehkäisyyn kohdistuvaan tutkimustyöhön.

Säätiö päätyi Aspicoren Apuraha4 -järjestelmään tutustuttuaan järjestelmään ja kuultuaan muilta säätiöiltä kokemuksia.

apurahaprosessejaan ottamalla käyttöön Aspicoren Apurahajärjestelmä 4:n.

Biomedicum Helsinki -säätiön tarkoituksena on tukea kliinisen lääketieteen ja muun yliopistotasoisen terveystieteellisen tutkimustoiminnan ylläpitoa ja edistämistä. Tätä tarkoitusta varten säätiö jakaa vuosittain apurahoja pääasiassa nuorille tutkijoille.

Apurahajärjestelmässä lomakkeet toteutettiin pelkästään englanniksi, sillä lääketieteessä englannin kieli toimii hyvin kaikille hakijoille. Haku avautui 3.8. ja kaikki hakuaikana saapuneet hakemukset siirrettiin helposti käsittelyyn.