Säätiö päätti uudistaa kotisivunsa uudella ilmeellä. Jotta uudistus ei jäisi pelkästään kotisivuihin, tuli harkintaan myös apurahajärjestelmän uudistus.
Säätiö tuli Aspicoren asiakkaaksi jo vuonna 2012 ja apurahajärjestelmän korkea ikä jo hieman näkyi järjestelmässä, vaikka pientä kehitystä on tehty vuosien varrella. Säätiö päättikin päivittää järjestelmänsä Aspicoren Apuraha4:ään. Vaihdos aikataulutettiin ajankohtaan, jolloin apurahahaku seuraavan kerran avautuisi.
Aspicore tarjosi siirtymisen ”avaimet käteen” ja uudistus vaati vain pari yhteistä Teams-palaveria, joissa sovittiin uusien tarpeiden huomioon ottamisesta.
Samalla säätiö siirtyi käyttämään uutta domain-osoitetta ylpposaatio.fi. Muutoksen yhteydessä myös apurahajärjestelmän osoitteeksi tuli ylpposaatio.apurahat.net, vaikka vanhakin osoite johtaa uudistuneeseen järjestelmään.
Säätiön tarkoituksena on elinkeinoelämän ja erityisesti teknologiateollisuuden sekä teknologisen osaamisen kehittäminen, kansainvälisen kilpailukyvyn tukeminen ja edistäminen sekä Keski- ja Pohjois-Suomessa.
Apuraha4 käyttöönotto aloitettiin helmikuussa ja järjestelmä avattiin hakijoille 16.3.2022 , joten käyttöönotto tehtiin melko tiiviissä aikatauluassa. Viimeisenä vaiheena oli englanninkielisten ohjeiden ja fraasien kääntäminen, joka ei juuri tuonut viivettä, sillä säätiöllä oli ennestään hyvät englanninkieliset ohjeistukset hakijoille.
Tutkijat maailmalle-ohjelma tarjoaa apurahoja tekniikan ja kauppatieteiden tutkimukseen ulkomailla. Apurahat myönnetään tekniikan tai kauppatieteiden tutkijoille, jotka lähtevät tekemään kunnianhimoista tutkimustyötä jossakin korkeatasoisessa ulkomaisessa yliopistossa tai tutkimuslaitoksessa.
Hands waving flags of Finland
Hakijalla on oltava vähintään ylempi korkeakoulututkinto suoritettuna, mutta apuraha saattaa sopia myös uransa alkuvaiheessa olevalle postdocille. Myös yrityksissä toimivat tutkijat voivat hakea apurahaa.
Tutkijat maailmalle -ohjelmaa rahoittavat Walter Ahlstömin säätiö, KAUTE-säätiö ja Liikesivistysrahasto. Säätiöiden yhteisenä tavoitteena on suomalaisen teollisuuden ja liike-elämän toimintaedellytysten parantaminen kannustamalla tutkijoita kansainvälisyyteen ja monipuoliseen urakehitykseen kauppa- ja teknillistieteellisillä aloilla.
Aspicorelta pyydettiin tarjous järjestelmään siirtymisestä ja tuli valittua. Käyttöönotto sujui muutaman etäpalaverin yhteydessä, sillä järjestelmä oli ennestään tuttu monelle Tutkijat maailmalle -ohjelman osapuolelle.
Tässä asiamieskoulutuksessa mennään syvemmälle järjestelmän ominaisuuksiin ja hallintaan. Koulutuksen avulla saat enemmän irti Apuraha4:stä ja käytät järjestelmää tehokkaasti ja levollisin mielin
Webinaari järjestetään Microsoft Teamsin välityksellä. Osallistua voi myös ilman Teamsin asennusta.
Koulutus on suunniteltu erityisesti apurahajärjestelmän uusille asiamieskäyttäjille ja niille jotka haluavat virkistää muistiaan järjestelmän perusteista.
Webinaari järjestetään Microsoft Teamsin välityksellä. Osallistua voi myös ilman Teamsin asennusta.
Audiovisuaalisen kulttuurin edistämiskeskus AVEKin apurahajärjestelmä otettiin täydestä vauhdista käyttöön viime vuoden lopulla. Jututimme AVEKin johtaja Ulla Simosta uuteen järjestelmään siirtymisestä. ”Meillä on jatkuva haku ympäri vuoden suurimmassa osassa tukilajeja. Tulee hakemuksia koko ajan, mutta me myös tehdään päätöksiä koko ajan. Siinä on aika iso ero muihin verrattuna”, Simonen kertoo. Käyttöönottoa lähdettiin toteuttamaan siten, että aktiiviset hakuprosessit olisivat katkolla niin vähän kuin mahdollista siirryttäessä aiemmasta ratkaisusta Apuraha4:ään.
Etukäteisvalmistelujen aikana valmistauduttiin tutustumalla järjestelmän ohjeistuksiin ja käyttöä testaamalla, mutta lopulta uuteen järjestelmään totuttelusta iso osa on tapahtunut tekemällä ja kokeilemalla. Tästä Simonen kertaa tuntojaan: ”Siinä on hirveen luotettava fiilis siitä, että en mä pysty täällä mitään rikkomaan.” Valmisteluvaiheessa hyväksi keinoksi osoittautui myös koehakemusten testaaminen oikeiden hakijoiden toimesta, mikä tuli etuna jatkuvien hakujen myötä. Kun tehtiin saumatonta siirtymää, jäi aika tutustua valmiiseen järjestelmään vähäiseksi. Ohjemateriaalin siivittämänä suurin osa oppimisesta tapahtuikin itse kokeilemalla. Tätä varten varmistettiin, että tuki sekä asiakkaan että hakijoiden suuntaan on kunnossa. ” Oli iso asia, että teiltä on tekninen tuki, että siellä on ihminen joka auttaa. On ollut tavattoman hyvin apuna koko ajan”, summaa Simonen. Aiempien tietojen konversio oli vaihe, jonka AVEKilla oltiin arveltu vaativan paljon työstämistä: ”Pidettiin vaikeimpana asiana hakemusten siirtämistä, mutta sehän onnistui todella hyvin.” Sujuvan konversion jälkeen myös vanhaan järjestelmään hakemuksensa aiemmin jättäneet siirtyivät asioimaan uuteen.
Siirtymään kannustivat nykyaikaiset perusominaisuudet, kuten pilvipohjaisuus, sekä myös jatkuvasti yhä välttämättömämpi tietoturvan tarkempi huomioiminen. Moderniin järjestelmään siirtyminen on antanut myös paremmat mahdollisuudet oman tekemisen kehittämiseen. ”Tässä on tullut bonuksena, kun me ymmärrettiin millainen järjestelmä on, niin pystyttiin muuttamaan omia toimintamalleja”, Simonen kertoo. Kokemukset järjestelmästä Kopioston kautta ovat myös auttaneet tehostamaan organisaatioiden välistä työnjakoa.
Käytämme evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseen ja kävijöiden tilastointiin. Evästeasetuksista voit valita, mitä evästeitä käytetään. Voit myös suoraan hyväksyä kaikki tai hylätä kaikki paitsi välttämättömät evästeet.
Analytiikkaevästeillä seurataan kävijän toimintaa sivustolla ja tilastoidaan kävijämääriä. Näihin tarkoituksiin käytämme Google Analyticsia, joka luo nämä evästeet.
