Olvi – säätiö järjestää apurahojen haun kaksi kertaa vuosittain. Keväisin ja syksyisin. Hakemuksia tulee vuosittain lähemmäs kuusi sataa, joten prosessien sähköistämisellä säästetään paljon työtä.
Samalla palvelu hakijoille paranee. Ei tarvitse lähettää hakemuksia postitse ja hakemusta voi täyttää omaan tahtiin web:issä. Mikäli hakijalla on teknisiä ongelmia hakemuksen teossa, auttaa Aspicore tuki parhaansa mukaan.
Järjestelmä otettiin käyttöön nopella aikataululla ja se avautui hakijoille 1.3.2014.
Yhteisiä palavereita järjestettiin 3 kertaa, mikä riitti kaikkien prosessien läpikäyntiin.