5.12.2019 – Paras väline kuhunkin tarpeeseen

Pilvipalveluiden esiinmarssi on muuttanut perinteistä kuvaa organisaatioiden tietojärjestelmistä. Enää ei juuri luoda räätälöityjä ja mammuttimaisia tietojärjestelmiä organisaatioille.

Organisaatiot voivat valita kuhunkin tarpeeseen heille parhaiten sopivan tuotteistetun ratkaisun. Pilvipalvelut ovat usein  tarkasti rajattuja johonkin tiettyyn tarpeeseen,  mutta monia pilvipalveluita voidaan asiakaskohtaisesti konfiguroida hyvinkin laajasti.

Apurahajärjestelmä optimaalinen pilvipalveluna

Apurahojen ja avustusten hakemisen hallinnointiin liittyy monia sellaisia piirteitä, jotka puoltavat valmisjärjestelmän käyttöä. Monet sovellusalueeseen liittyvät toiminnot ylittävät organisaation rajat ja perinteinen malli yrityksen sisäisenä ratkaisuna ei toimi. Koska apurahojen haku- ja myöntöprosessiin osallistuu eri toimijoita, voidaan pilvipalveluna tuotetulla järjestelmällä parhaiten taata eri osapuolten pääsy järjestelmään. Kun ratkaisu on alun perin suunniteltu roolipohjaiseksi, se palvelee eri käyttäjäryhmiään parhaiten.

Myös palvelun skaalautuvuus on ensiarvoisen tärkeää. Apurahoja haettaessa hakuaika on tavallisesti rajattu ja hakuajan päättyessä suuri osa hakijoita vielä työstää apurahahakemuksiaan. Pilvipohjainen järjestelmä tarjoaa hyvät mahdollisuudet skaalautumiseen kulloisenkin tarpeen mukaan.

Täysin räätälöidyn järjestelmän haittapuolet

Jotkut organisaatiot määrittelevät tarpeensa itse ja kysyvät tutuilta tietojärjestelmätoimittajilta räätälöityä ratkaisua. Tällöin saadaan tavallisesti kallis ja huonosti palveleva järjestelmä, koska toimittajalta puuttuu liiaksi apurahajärjestelmiin liittyvää erikoisosaamista.

Hyvin palvelevan järjestelmän kehittäminen vaatii paljon työtä. Jotkut toimittajat tarjoavat ratkaisuksi dokumenttien hallintajärjestelmää tai asianhallintajärjestelmää. Yhtä kaikki tällaisiin järjestelmiin pohjautuva apurahajärjestelmä vaatii paljon räätälöintiä, mutta silloinkin tulos jää kauaksi valmisjärjestelmän tarjoamasta käytettävyydestä.