Kirjallisuuden vientikeskus FILI tukee ja edistää Suomen kirjallisuuden käännösten ilmestymistä maailmalla. Tukityyppejä on useita ja hakuaikoja vuodessa kolme, minkä lisäksi joitakin tukia voidaan hakea jatkuvasti.
FILI otti yhteyttä, kun oli kuullut Aspicoren muiden asiakkaiden kokemuksia. Tapaamisen jälkeen päädyimme tekemään ensin kartoitusvaiheen, jotta molemmilla osapuolilla olisi selkeä kuva asioista, jotka haluttiin säilyttää ja tarpeista, joihin haluttiin parannus vanhaan järjestelmään verrattuna. Kartoitusvaiheen jälkeen teimme FILI:lle tarjouksen ja ryhdyimme tarkemmin käymään läpi eri hakuja ja suunnittelemaan hakulomakkeita.
Pian huomattiin, että monen erilaisen lomakkeen läpikäynti vaatii aikaa ja päätimme tehdä projektiaikataulusta riittävän väljän, jotta ei tulisi tarvetta oikaista väärissä paikoissa.
Projektia FILIn puolelta vetäneellä Johanna Pitkäsellä oli selkeä lista ominaisuuksista, jotka aikaisemmin olivat toimineet hyvin ja joiden haluttiin säilyvän. Sitten oli toinen lista asioista, joihin haluttiin parannusta. Aika pian kävi selväksi, että Apuraha4-järjestelmä kyllä taipuu toiveisiin ja että työsarkaa käyttöönotossa tulisi olemaan.
Käyttöönoton läpivieminen oli odotettua suurempi ponnistus ja palavereja tarvittiin enemmän kuin monessa pienemmässä käyttöönotossa yhteensä. Tähän vaikutti suuresti se, että erilaisia lomakkeita ja tietotarpeita oli paljon ja jokainen oli käytävä läpi tarkasti.
Tärkeä osa käyttöönottoa oli myös käynnissä olevien hankkeiden tietojen konvertointi vanhasta järjestelmästä. Se mahdollisti kertasiirtymän uuteen järjestelmään, eikä Filin tarvinnut jäädä kahden järjestelmän loukkuun.
Viimeinen osa järjestelmän käyttöönottoa oli hioa järjestelmän graafinen ilme vastaamaan FILIn kotisivujen graafista ilmettä.