Koneen Säätiö tukee tieteellistä tutkimustyötä, kulttuuria ja taidetta sekä tieteen yleistajuistamista apurahoin sekä ylläpitää Saaren kartanon taiteilija- ja tutkijaresidenssiä Mynämäellä. Säätiön tavoitteena on olla tiede- ja taidepoliittisesti valpas tieteen ja taiteen rahoittaja, joka myös aktiivisesti etsii ja tarjoaa vaihtoehtoja valtavirralle. Vuonna 2018 säätiö myönsi apurahoja, palkintoja ja lahjoituksia yhteensä 28 miljoonaa euroa.
Näin Koneen Säätiön johtaja Anna Talasniemi kertoo uuteen järjestelmään siirtymisestä:
”Päätös yhteistyöstä Aspicoren kanssa tehtiin huhtikuussa 2018 ja syyskuun alussa alkanut haku toteutettiin jo uudessa järjestelmässä. Aikataulu oli varsin tiukka, mutta verkkohakemus saatiin hienosti valmiiksi ja helppokäyttöiseksi hakua varten. Yhteistyön sujuvuutta edisti se, että Aspicoren työntekijät olivat paljon paikan päällä Koneen Säätiössä.
Saimme syksyn haussa 5873 hakemusta. Koska aiempina vuosina käytössä olleen järjestelmän toiminta on haun määräajan lähestyessä hidastunut, jännitti meitä säätiössä, kuinka uusi järjestelmä kestää tuhannet hakijat. Iloksemme haku meni hyvin sujuvasti ja järjestelmä toimi moitteetta.
Järjestelmän räätälöintiä tehtiin yksityiskohtaisesti, kokonaisuus kerrallaan ja sallimalla myös korjausliikkeiden tapahtuminen. Sujuvuuden lisääntyminen apurahahallinnossamme on osoittanut, että räätälöinti on ollut järkevä sijoitus ja vaatimansa panostuksen arvoinen prosessi.”
Aspicoren projektipäällikkö Jukke-Tapio Laine kuvaa käyttöönottoa seuraavasti:
Projektin käyttöönoton aikataulu oli verrattain tiukka ja uutena haasteena oli myös lyhyt kahden viikon hakuaika ja kolme kertaa aiempaa isommat käyttäjämäärät. Käyttöönottovaiheessa kävimmekin läpi mahdollisia pullonkauloja ja paransimme entisestään järjestelmän skaalautuvuutta.
Apurahajärjestelmämme on pyörinyt Microsoftin Azure-pilvipalvelussa jo vuodesta 2015 ja tämä on huomattavasti helpottanut varautumista suuriin käyttäjämääriin. Tälläkin kertaa kaikki sujui ongelmitta ja viimeisien päivien ruuhkahuiputkaan eivät hidastaneet järjestelmän käyttöä.