Allergiatutkimussäätiö ja Helsingin Allergiayhdistyksen Säätiö valitsivat Aspicoren järjestelmän uudistaakseen apurahojen hakuaan. Molempin säätiöiden apurahojen haku tapahtuu samaan aikaan ja hoidetaan samassa järjestelmässä.
Allergiatutkimussäätiö jakaa henkilökohtaisia työskekentelyapurahoja sekä 40.000 euron suuruisia projektiapurahoja.
Kirjallisuuden vientikeskus FILI tukee ja edistää Suomen kirjallisuuden käännösten ilmestymistä maailmalla. Tukityyppejä on useita ja hakuaikoja vuodessa kolme, minkä lisäksi joitakin tukia voidaan hakea jatkuvasti.
FILI otti yhteyttä, kun oli kuullut Aspicoren muiden asiakkaiden kokemuksia. Tapaamisen jälkeen päädyimme tekemään ensin kartoitusvaiheen, jotta molemmilla osapuolilla olisi selkeä kuva asioista, jotka haluttiin säilyttää ja tarpeista, joihin haluttiin parannus vanhaan järjestelmään verrattuna. Kartoitusvaiheen jälkeen teimme FILI:lle tarjouksen ja ryhdyimme tarkemmin käymään läpi eri hakuja ja suunnittelemaan hakulomakkeita.
Pian huomattiin, että monen erilaisen lomakkeen läpikäynti vaatii aikaa ja päätimme tehdä projektiaikataulusta riittävän väljän, jotta ei tulisi tarvetta oikaista väärissä paikoissa.
Projektia FILIn puolelta vetäneellä Johanna Pitkäsellä oli selkeä lista ominaisuuksista, jotka aikaisemmin olivat toimineet hyvin ja joiden haluttiin säilyvän. Sitten oli toinen lista asioista, joihin haluttiin parannusta. Aika pian kävi selväksi, että Apuraha4-järjestelmä kyllä taipuu toiveisiin ja että työsarkaa käyttöönotossa tulisi olemaan.
Käyttöönoton läpivieminen oli odotettua suurempi ponnistus ja palavereja tarvittiin enemmän kuin monessa pienemmässä käyttöönotossa yhteensä. Tähän vaikutti suuresti se, että erilaisia lomakkeita ja tietotarpeita oli paljon ja jokainen oli käytävä läpi tarkasti.
Tärkeä osa käyttöönottoa oli myös käynnissä olevien hankkeiden tietojen konvertointi vanhasta järjestelmästä. Se mahdollisti kertasiirtymän uuteen järjestelmään, eikä Filin tarvinnut jäädä kahden järjestelmän loukkuun.
Viimeinen osa järjestelmän käyttöönottoa oli hioa järjestelmän graafinen ilme vastaamaan FILIn kotisivujen graafista ilmettä.
S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr on pieksämäkeläinen, vuonna 1905 perustettu säätiö.
Säätiö tukee kuulovammaisia ja kommunikaatioesteisiä henkilöitä itsenäisinä ja yhdenvertaisina yhteiskunnan jäseninä. Säätiö jakaa myös apurahoja tarkoitustaan toteuttaviin kohteisiin suomalaisille yksityishenkilöille ja yleishyödyllisille yhteisöille.
Säätiö halusi uudistaa apurahahallintonsa ja otti yhteyttä Aspicoreen ennen kesää. Silloin keskusteltiin alustavasti tarpeista ja sovittiin elokuulle uusi palaveri tarkempaa kartoitusta varten. Kartoituspalaverin perusteella Aspicore teki tarjouksen palvelun käyttöönotosta, joka päästiin aloittamaan jo elokuun lopussa.
Hakijoille järjestelmä avautui 23.9. ja hakuaikana otettiin käyttöön järjestelmän muita toiminnallisuuksia.
Turun Kauppaopetussäätiö jakaa apurahoja kaupallisen alan tutkimustyöhön ja jatko-opintojen suorittamiseen.
Säätiö halusi kehittää hakuprosessejaan ja otti yhteyttä Aspicoreen ja Aspicoren apurahajärjestelmää pääsimme esittelemään hallitukselle viime maaliskuussa Teamsin välityksellä. Toteutimme lomakkeista ehdotuksen aikaisempien apurahalomakkeiden pohjalta ja käyttöönotto tehtiin Teams-palaverien ja sähköpostitse käytyjen kommentointikierrosten avulla.
Säätiö halusi palvella hakijoitaan myös ruotsin- ja englanninkielellä, joten järjestelmän säätiökohtaiset ohjeistukset ja termit käännätettiin käännöstoimistossa viimeisenä vaiheena järjestelmän käyttöönotossa.
Apurahajärjestelmä avautui hakijoille suunnitellusti 1.9.2022.
Miksi asiakastyytyväisyyttä kannattaa mitata?
Kun asiakas valitsee palvelua tai tuotetta, hän pyrkii tekemään mahdollisimman hyvän valinnan etsimällä tietoa netistä ja kysymällä ystäviltä ja kollegoilta kokemuksia ostopäätöksensä tueksi. Netistä löytyvät kriittiset arviot taasen saavat asiakkaan epävarmaksi ja pohtimaan päätöksensä järkevyyttä.
Tyytyväiset asiakkaat ovat pitkään asiakkaina ja ostavat enemmän. Tyytyväisyyteen kannattaa siis tähdätä. Lisäksi tyytyväisten asiakkaisen kanssa yhteispeli on sujuvaa ja kaikille mukavaa.
Aspicoressa toivomme saavamme asiakkailta mahdollisimman paljon palautetta. Valitettavan usein tieto jostakin virheestä tai ongelmasta ei kantaudu meille asti, jolloin ongelman havaitseminen ja korjaus saattaa viivästyä.
Olemme päättäneet seurata asiakkaittemme tyytyväisyyttä säännöllisesti. Päädyimme käyttämään yhtenä keskeisenä mittarina NPS suositteluindeksiä, jonka suurin vahvuus on yksinkertaisuudessa. Yhdellä kysymyksellä saadaan helposti seurattava mittari toiminnan kehittämistä varten. Se ei yksistään kerro mitä pitäsi tehdä, mutta mittarin muutos antaa tiedon kehityksen suunnasta.
Mitä on NPS?
NPS tulee sanoista ”Net promoter score” ja siihen liittyvään kysymykseen olet varmasti jossain törmännyt – ”Kuinka todennäköisesti suosittelisit yrityksen palvelua ystävällesi tai kollegallesi asteikolla 1 ja 10 väliltä”. Arvosanan perusteella asiakkaat jaetaan kolmeen eri luokkaan. Arvosanan 9 tai 10 antaneita kutsutaan suosittelijoiksi, sillä nämä ovat suurella todennäköisyydellä tyytyväisiä, ostavia asiakkaita. Arvosanan 1-6 antaneet ovat tyytymättömiä ja 7-8 antaneita kutsutaan välinpitämättömiksi.
Aspicoren tulos
Vastaajista 15:lla oli Apuraha4-järjestelmä käytössä. Heidän joukossaan kaikki antoivat arvosanan 9 tai 10, minkä pohjalta saimme NPS suositteluarvosanaksi parhaimman mahdollisen eli täydet 100. Mittari on kehitetty asiakasuskollisuuden mittaamiseen ja siihen uskomme sen soveltuvan hyvin, sillä yhtään Apuraha4 -asiakastamme ei ole vaihtanut järjestelmää toiseen.
Vanhempien apurahajärjestelmien osalta saimme indeksin arvoksi 66, mikä on sekin alallamme hyvä luku, sillä NPS voi vaihdella -100 – ja 100:n välillä.
Vastaajien lukumäärä oli kuitenkin pieni, joten johtopäätösten teossa pitää huomioida epävarmuus. NPS ei myöskään paljasta muutoksia, joita tapahtuu ryhmän sisällä.
Tämän takia keräämme jatkossakin asiakaspalautetta eri tavoin.
Tietoturvalla on merkittävä rooli tietosuojan, eli henkilötietojen suojaamisen, kannalta. Yhtä lailla tärkeää on suojata asiakkaiden tiedot ja prosessit mahdollisilta virheiltä ja väärinkäytöksiltä.
Hyvä tietoturva on apurahajärjestelmän perusvaatimus. Olemme Aspicoressa huomioineet tietoturvan järjestelmän suunnittelusta lähtien rakentaen järjestelmään sisälle useita tietoturvaominaisuuksia. Tietoturva on silti jatkuvaa toimintaa, jolla poistetaan ja minimoidaan tietoon liittyviä uhkia.
Aspicore pyysi tarjoukset auditoinnista kolmelta eri tietoturvayhtiöltä ja valitsi toimittajaksi Fiarone Oy:n. Testausta varten pystytettiin asiakas-instanssin kaltainen ympäristö, joka oli testauksessa hyökkäysten kohteena. Testausta suoritettiin sekä manuaalista että automaattista testausta hyödyntämällä.
Vaikka tiesin, että olemme omin voimin pyrkineet huolehtimaan tietoturvasta hyvin, niin silti hieman perhosia oli vatsassa testauksen tuloksia odotellessa. Tietoturvasta ei voi eikä pidä koskaan olla liian varma.
Järjestelmämme sai hyvän testituloksen ja löydösten ja testauksen arviointiasteikon perusteella arvosanan ”Kiitettävä”.
Testiraportissa todettiin myös, että palvelu sekä sen käyttämät rajapinnat on rakennettu siten, että tietoturva on osa arkkitehtuuria ja siinä on toteutettu yleisesti tunnettuja parhaita käytäntöjä.
Jatkamme tietoturvan huomioon ottamista ja tuomme jatkossakin uusia tietoturvaa parantavia ominaisuuksia asiakkaillemme.
Hyvä tietoturva tietenkin myös maksaa ja on osa palvelumaksuamme. Huono tietoturva voi kuitenkin olla moninkertaisesti kalliinpaa. Siksi tietoturvasta ei kannata tinkiä.
Juha Tanner
